Inventarios
Instrumentos de descripción y guías:
La mayoría de los documentos del Archivo se encuentra todavía en proceso de organización, ordenación y descripción (catalogación). Inicialmente se preparan listas de contenido o inventarios completos siguiendo el modelo de catalogación establecido, y según la etapa de organización en que estén los documentos. La información en estos instrumentos se migrará eventualmente a una base de datos de uso público.
Incluimos a continuación algunos de los inventarios ya preparados. Los mismos están sujetos a cambios en su contenido y a correcciones ortográficas. Estos incluyen la mayoría de los campos que compone su descripción completa para efectos de la base de datos.
En términos generales, se incluyen todos o algunos de los siguientes campos en los inventarios:
-
Caja: Número de control para una unidad documental. Puede ser el número asignado a la caja durante el proceso de inventariado o asignado a un grupo documental que no constituye una caja completa necesariamente.
-
Código de referencia: Identificador único del expediente o item.
-
Autor: Persona o entidad responsable del contenido del documento.
-
Título/Descripción: Título formal del documento o adjudicado en caso de que no lo tuviese. O bien, una descripción o denominación del documento o grupo de documentos.
-
Fecha: Fecha del contenido de la documentación. Puede ser día específico, mes y año, o año solamente, según se pueda determinar. Si el documento no tiene fecha o no se puede determinar, se escribe “S/F”.
-
Notas: Información adicional que sea pertinente.
Cualquier información adjudicada o atribuida se distingue con el uso de corchetes.
La información sobre las conferencias de prensa contienen campos adicionales a los antes mencionados.
Sub Fondo Primeros Años de Servicio Público
Sub Fondo Alcaldía de San Juan - Oficina de la Alcaldesa
Sub Fondo Alcaldía de San Juan - Comisión Especial de Vieques
Sub Fondo Gobernación. Oficina de la Gobernadora
Sub Fondo Gobernación - Fideicomiso Perpetuo Comunidades Especiales
Sub Fondo Gobernación - Comunicaciones - Mensajes
Inventario de grabaciones digitales - Conferencias de Prensa 2001-2004