Inventarios

Instrumentos de descripción y guías:

 

Parte de los documentos del Archivo se encuentra todavía en proceso de organización, ordenación y descripción (catalogación).  Inicialmente se preparan listas de contenido o inventarios completos siguiendo el modelo de catalogación establecido, y según la etapa de organización en que estén los documentos.  La información en estos instrumentos  se migrará eventualmente a una base de datos de uso público. 

 

Incluimos a continuación algunos de los inventarios ya preparados.  Los mismos están sujetos a cambios en su contenido y a correcciones ortográficas.  Estos incluyen la mayoría de los campos que compone su descripción completa para efectos de la base de datos.  

En términos generales, se incluyen todos o algunos de los siguientes campos en los inventarios:

  • Caja: Número de control para una unidad documental. Puede ser el número asignado a la caja durante el proceso de inventariado o asignado a un grupo documental que no constituye una caja completa necesariamente.

  • Código de referencia: Identificador único del expediente o item.

  • Autor: Persona o entidad responsable del contenido del documento.

  • Título/Descripción: Título formal del documento o adjudicado en caso de que no lo tuviese.  O bien, una descripción o denominación del documento o grupo de documentos.

  • Fecha: Fecha del contenido de la documentación. Puede ser día específico, mes y año, o año solamente, según se pueda determinar.  Si el documento no tiene fecha o no se puede determinar, se escribe “S/F”.

  • Notas: Información adicional que sea pertinente.

 

Cualquier información adjudicada o atribuida se distingue con el uso de corchetes.

La información sobre las conferencias de prensa contienen campos adicionales a los antes mencionados.

El material audiovisual podría estar en formatos que requieran usar equipos no disponibles en el Archivo.

Sub Fondo Primeros Años de Servicio Público

Sub Fondo Alcaldía de San Juan - Oficina de la Alcaldesa

Sub Fondo Alcaldía de San Juan - Comisión Especial de Vieques

Sub Fondo Material Audiovisual - Alcaldía de San Juan - Videos

Sub Fondo Gobernación. Oficina de la Gobernadora

Sub Fondo Gobernación - Fideicomiso Perpetuo Comunidades Especiales

Sub Fondo Gobernación. Secretario de la Gobernación

Sub Fondo Gobernación - Comunicaciones - Mensajes

Inventario de grabaciones digitales - Conferencias de Prensa 2001-2004