Archivo de la Fundación Sila M. Calderón

Instrumentos de descripción y guías:

Parte de los documentos del Archivo se encuentra todavía en proceso de organización, ordenación y descripción (catalogación).  Inicialmente se preparan listas de contenido o inventarios completos siguiendo el modelo de catalogación establecido, y según la etapa de organización en que estén los documentos.  La información en estos instrumentos  se migrará eventualmente a una base de datos de uso público. 

Incluimos a continuación algunos de los inventarios ya preparados.  Los mismos están sujetos a cambios en su contenido y a correcciones ortográficas.  Estos incluyen la mayoría de los campos que compone su descripción completa para efectos de la base de datos.  

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En términos generales, se incluyen todos o algunos de los siguientes campos en los inventarios:

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• Caja: Número de control para una unidad documental. Puede ser el número asignado a la caja durante el proceso de inventariado o asignado a un grupo documental que no constituye una caja completa necesariamente.

• Código de referencia: Identificador único del expediente o item.

• Autor: Persona o entidad responsable del contenido del documento.

• Título/Descripción: Título formal del documento o adjudicado en caso de que no lo tuviese.  O bien, una descripción o denominación del documento o grupo de documentos.

• Fecha: Fecha del contenido de la documentación. Puede ser día específico, mes y año, o año solamente, según se pueda determinar.  Si el documento no tiene fecha o no se puede determinar, se escribe “S/F”.

• Notas: Información adicional que sea pertinente.

Cualquier información adjudicada o atribuida se distingue con el uso de corchetes.

La información sobre las conferencias de prensa contienen campos adicionales a los antes mencionados.

El material audiovisual podría estar en formatos que requieran usar equipos no disponibles en el Archivo.

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Sub Fondo Gobernación. Secretario de la Gobernación