Estructura de los documentos

Los documentos están organizados como un solo fondo documental en el siguiente orden jerárquico:

       Fondo

            Sub fondo

                Sección

                      Serie

                           Expediente / item

En términos generales, el material del Archivo estará agrupado en 11 divisiones amplias llamadas sub fondos.  Éstas, a su vez, tendrán divisiones llamadas secciones, las cuales abarcan asuntos más específicos.  La organización de los documentos en sub fondos y sus correspondientes secciones, ayuda a preservar su procedencia: la relación entre los documentos y la oficina, organización o persona que los creó o compiló a través del tiempo.  Las series agrupan documentos según su tipo. 

Para efectos de la preparación de inventarios y guías de búsqueda, cada expediente o ítem tendrá asignado uno o más descriptores relacionados directamente a estos.  Esta estructura permite que una investigación se pueda hacer tan general o específica como necesite o convenga hacerse.  En última instancia, cuando se consiga el documento o material audiovisual interesado, el investigador tendrá disponible una descripción que incluirá, entre otros, el tipo de documento, título, fecha y localización (expresada mediante el código de referencia). 

El expediente constituye la división básica de una sección o serie compuesta de documentos escritos y estará formado tanto por un solo documento como por varios documentos de naturaleza similar.  En el caso de la memorabilia y material audiovisual, habrá una descripción a nivel de ítem.

Este sistema organizativo no implica necesariamente la reorganización física de los documentos, sino que es un sistema de catalogación que existirá para propósitos de la base de datos e instrumentos de búsqueda impresos que se usen para la investigación.  

A continuación, se detalla este esquema organizativo.

Cuadro de clasificación

Fondo Gobernadora Sila M. Calderón

Sub Fondo: Primeros años de servicio público (1973 – 1975)                 

Sección: Ayudante Ejecutiva del Secretario del Departamento del Trabajo

     Serie: Expedientes 

                       

Sección: Ayudante Especial del Gobernador 

     Serie: Expedientes

     Serie: Correspondencia

 

Sub Fondo: Coordinadora Interagencial, Secretaria de la Gobernación

y de Estado  (1985 – 1989) 

      Serie: Expedientes

      Serie: Correspondencia

      Serie: Revistas

      Serie: Recortes de periódicos

           

Sub Fondo: Alcaldía de San Juan (1997 – 2001)  

Sección: Oficina de la Alcaldesa  

      Serie: Expedientes

      Serie: Correspondencia                            

      Serie: Mensajes

                       

Sección: Comisión especial para el estudio de la situación de Vieques

      Serie: Expedientes  

 

Sub Fondo: Gobernación (2001 – 2005)  

Sección: Oficina de la Gobernadora  

       Serie: Expedientes

       Serie: Correspondencia

       Serie: Planos

                       

Sección: Oficina de la Primera Dama  

       Serie: Expedientes

       Serie: Libros

                       

Sección: Asesores de la Gobernadora

       Sub sección: Proyectos estratégicos e infraestructura

                  Serie: Expedientes

       Sub sección: Permisología y ambiente

                  Serie: Expedientes

       Sub sección: Familia y salud

                  Serie: Expedientes

       Sub sección: Desarrollo económico y finanzas

                  Serie: Expedientes

       Sub sección: Gerencia gubernamental y asuntos laborales

                  Serie: Expedientes

       Sub sección: Educación, cultura, recreación y deportes

                  Serie: Expedientes

       Sub sección: Justicia, seguridad y corrección

                  Serie: Expedientes

       Sub sección: Asuntos federales

                  Serie: Expedientes

       Sub sección: Asuntos legislativos

                  Serie: Expedientes

       Sub sección: Asuntos legislativos y municipales

                  Serie: Expedientes

       Sub sección: Nombramientos

                  Serie: Expedientes

       Sub sección: Asuntos legales

                  Serie: Expedientes

       Sub sección: Asuntos Administrativos

                  Serie: Expedientes

                       

Sección: Oficina de Comunicaciones 

       Serie: Expedientes-Actividades de la Gobernadora

       Serie: Mensajes

       Serie: Recortes de periódico

       Serie: Conferencias y comunicados de prensa

 

Sección: Sub secretaria de la Gobernación

       Serie: Expedientes

 

Sección: Secretario de la Gobernación

       Serie: Expedientes

 

Sección: Fideicomiso Perpetuo para las Comunidades Especiales

       Serie: Planes de desarrollo integral

 

Sub Fondo: Presidencia del Partido Popular Democrático (1999 – 2003)    

       Serie: Expedientes

       Serie: Correspondencia

       Serie: Material promocional-campañas políticas

 

Sub Fondo: Memorabilia, obsequios y distinciones

Sección: Secretaria de Estado y de la Gobernación

Sección: Alcaldía de San Juan

      Serie: Objetos

      Serie: Obras enmarcadas

      Serie: Certificados

 

Sección: Gobernación

      Serie: Objetos

      Serie: Obras enmarcadas

      Serie: Certificados

      Serie: Condecoraciones

      Serie: Placas

 

Sección: Campañas

       Serie: Material promocional

       Serie: Vestimenta

 

Sub Fondo: Material impreso

Sección: Coordinadora Interagencial, Secretaria de la Gobernación y de Estado

        Serie: Periódicos

 

Sección: Alcaldía de San Juan

        Serie: Libros

        Serie: Periódicos

        Serie: Revistas

 

Sección: Gobernación

        Serie: Periódicos

 

Sub Fondo: Material Audiovisual

Sección: Primeros años de servicio público

        Serie: Fotografías

 

Sección: Coordinadora Interagencial, Secretaria de la Gobernación y de Estado

        Serie: Videos

        Serie: Fotografías

 

Sección: Alcaldía de San Juan

        Serie: Videos

        Serie: Fotografías

 

Sección: Gobernación

        Serie: Videos

        Serie: Audio

        Serie: Fotografías

        Sub sección: Oficina de la Primera Dama

                Serie: Videos

                Serie: Fotografías

Sección: Campañas políticas y procesos de transición

         Serie: Videos

         Serie: Fotografías

 

Sección: Presidencia del Partido Popular Democrático

        Serie: Videos

 

Sub Fondo: Campañas políticas y procesos de transición

Sección: Alcaldía, 1995 - 1996

       Serie: Expedientes

       Serie: Encuestas

       Serie: Recortes de periódicos

 

Sección: Gobernación, 2000 – 2001

       Serie: Expedientes

 

Sección: Gobernación, 2004 – 2005

       Serie: Expedientes

 

 

Sub Fondo: Colecciones particulares

Sección: Oficina del Comisionado Especial de Vieques y Culebra

        Serie: Expedientes

        Serie: Libros

        Serie: Material Audiovisual

 

Sección: Dra. Marcia Rivera - Oficina de Comunidades Especiales

        Serie: Expedientes

 

Sección: Sra. Grisell Pagán Roche - Asistente de la Gobernadora

        Serie: Expedientes

        Serie: Libretas

 

Sección: Administración de Servicios Generales

        Serie: Expedientes

                                   

Sección: Transición gubernamental, años 2012-2013

 

                       

Sub Fondo: Documentos personales y sobre actividades profesionales

                       

Sección: Juntas Directivas

        Serie: Expedientes

 

Sección: Presidencia de la Junta de Directores de la Compañía para                                  el Desarrollo Integral de la Península de Cantera (1992 – 1995)

       Serie: Expedientes

       Serie: Planos

 

Sección: Presidencia de la Junta de Directores de la Corporación de Puerto Rico

               para la Difusión Pública

       Serie: Expedientes

 

Sección: Documentos personales – Sila M. Calderón

       Serie: Expedientes

       Serie: Discursos y mensajes

       Serie: Fotografías

       Serie: Memorabilia

El Archivo ha realizado proyectos con la generosa colaboración de las siguientes instituciones:

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