Estructura de los documentos
Los documentos están organizados como un solo fondo documental en el siguiente orden jerárquico:
Fondo
Sub fondo
Sección
Serie
Expediente / item
En términos generales, el material del Archivo estará agrupado en 11 divisiones amplias llamadas sub fondos. Éstas, a su vez, tendrán divisiones llamadas secciones, las cuales abarcan asuntos más específicos. La organización de los documentos en sub fondos y sus correspondientes secciones, ayuda a preservar su procedencia: la relación entre los documentos y la oficina, organización o persona que los creó o compiló a través del tiempo. Las series agrupan documentos según su tipo.
Para efectos de la preparación de inventarios y guías de búsqueda, cada expediente o ítem tendrá asignado uno o más descriptores relacionados directamente a estos. Esta estructura permite que una investigación se pueda hacer tan general o específica como necesite o convenga hacerse. En última instancia, cuando se consiga el documento o material audiovisual interesado, el investigador tendrá disponible una descripción que incluirá, entre otros, el tipo de documento, título, fecha y localización (expresada mediante el código de referencia).
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El expediente constituye la división básica de una sección o serie compuesta de documentos escritos y estará formado tanto por un solo documento como por varios documentos de naturaleza similar. En el caso de la memorabilia y material audiovisual, habrá una descripción a nivel de ítem.
Este sistema organizativo no implica necesariamente la reorganización física de los documentos, sino que es un sistema de catalogación que existirá para propósitos de la base de datos e instrumentos de búsqueda impresos que se usen para la investigación.
A continuación, se detalla este esquema organizativo.
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Cuadro de clasificación
Fondo Gobernadora Sila M. Calderón
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Sub Fondo: Primeros años de servicio público (1973 – 1975)
Sección: Ayudante Ejecutiva del Secretario del Departamento del Trabajo
Serie: Expedientes
Sección: Ayudante Especial del Gobernador
Serie: Expedientes
Serie: Correspondencia
Sub Fondo: Coordinadora Interagencial, Secretaria de la Gobernación
y de Estado (1985 – 1989)
Serie: Expedientes
Serie: Correspondencia
Serie: Revistas
Serie: Recortes de periódicos
Sub Fondo: Alcaldía de San Juan (1997 – 2001)
Sección: Oficina de la Alcaldesa
Serie: Expedientes
Serie: Correspondencia
Serie: Mensajes
Sección: Comisión especial para el estudio de la situación de Vieques
Serie: Expedientes
Sub Fondo: Gobernación (2001 – 2005)
Sección: Oficina de la Gobernadora
Serie: Expedientes
Serie: Correspondencia
Serie: Planos
Sección: Oficina de la Primera Dama
Serie: Expedientes
Serie: Libros
Sección: Asesores de la Gobernadora
Sub sección: Proyectos estratégicos e infraestructura
Serie: Expedientes
Sub sección: Permisología y ambiente
Serie: Expedientes
Sub sección: Familia y salud
Serie: Expedientes
Sub sección: Desarrollo económico y finanzas
Serie: Expedientes
Sub sección: Gerencia gubernamental y asuntos laborales
Serie: Expedientes
Sub sección: Educación, cultura, recreación y deportes
Serie: Expedientes
Sub sección: Justicia, seguridad y corrección
Serie: Expedientes
Sub sección: Asuntos federales
Serie: Expedientes
Sub sección: Asuntos legislativos
Serie: Expedientes
Sub sección: Asuntos legislativos y municipales
Serie: Expedientes
Sub sección: Nombramientos
Serie: Expedientes
Sub sección: Asuntos legales
Serie: Expedientes
Sub sección: Asuntos Administrativos
Serie: Expedientes
Sección: Oficina de Comunicaciones
Serie: Expedientes-Actividades de la Gobernadora
Serie: Mensajes
Serie: Recortes de periódico
Serie: Conferencias y comunicados de prensa
Sección: Sub secretaria de la Gobernación
Serie: Expedientes
Sección: Secretario de la Gobernación
Serie: Expedientes
Sección: Fideicomiso Perpetuo para las Comunidades Especiales
Serie: Planes de desarrollo integral
Sub Fondo: Presidencia del Partido Popular Democrático (1999 – 2003)
Serie: Expedientes
Serie: Correspondencia
Serie: Material promocional-campañas políticas
Sub Fondo: Memorabilia, obsequios y distinciones
Sección: Secretaria de Estado y de la Gobernación
Sección: Alcaldía de San Juan
Serie: Objetos
Serie: Obras enmarcadas
Serie: Certificados
Sección: Gobernación
Serie: Objetos
Serie: Obras enmarcadas
Serie: Certificados
Serie: Condecoraciones
Serie: Placas
Sección: Campañas
Serie: Material promocional
Serie: Vestimenta
Sub Fondo: Material impreso
Sección: Coordinadora Interagencial, Secretaria de la Gobernación y de Estado
Serie: Periódicos
Sección: Alcaldía de San Juan
Serie: Libros
Serie: Periódicos
Serie: Revistas
Sección: Gobernación
Serie: Periódicos
Sub Fondo: Material Audiovisual
Sección: Primeros años de servicio público
Serie: Fotografías
Sección: Coordinadora Interagencial, Secretaria de la Gobernación y de Estado
Serie: Videos
Serie: Fotografías
Sección: Alcaldía de San Juan
Serie: Videos
Serie: Fotografías
Sección: Gobernación
Serie: Videos
Serie: Audio
Serie: Fotografías
Sub sección: Oficina de la Primera Dama
Serie: Videos
Serie: Fotografías
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Sección: Campañas políticas y procesos de transición
Serie: Videos
Serie: Fotografías
Sección: Presidencia del Partido Popular Democrático
Serie: Videos
Sub Fondo: Campañas políticas y procesos de transición
Sección: Alcaldía, 1995 - 1996
Serie: Expedientes
Serie: Encuestas
Serie: Recortes de periódicos
Sección: Gobernación, 2000 – 2001
Serie: Expedientes
Sección: Gobernación, 2004 – 2005
Serie: Expedientes
Sub Fondo: Colecciones particulares
Sección: Oficina del Comisionado Especial de Vieques y Culebra
Serie: Expedientes
Serie: Libros
Serie: Material Audiovisual
Sección: Dra. Marcia Rivera - Oficina de Comunidades Especiales
Serie: Expedientes
Sección: Sra. Grisell Pagán Roche - Asistente de la Gobernadora
Serie: Expedientes
Serie: Libretas
Sección: Administración de Servicios Generales
Serie: Expedientes
Sección: Transición gubernamental, años 2012-2013
Sub Fondo: Documentos personales y sobre actividades profesionales
Sección: Juntas Directivas
Serie: Expedientes
Sección: Presidencia de la Junta de Directores de la Compañía para el Desarrollo Integral de la Península de Cantera (1992 – 1995)
Serie: Expedientes
Serie: Planos
Sección: Presidencia de la Junta de Directores de la Corporación de Puerto Rico
para la Difusión Pública
Serie: Expedientes
Sección: Documentos personales – Sila M. Calderón
Serie: Expedientes
Serie: Discursos y mensajes
Serie: Fotografías
Serie: Memorabilia